Les composants de boucle ont finalement fait leur chemin vers Web Outlook. Cela signifie que vous pouvez désormais créer et utiliser des boucles dans Microsoft Outlook et Teams. Le partage n’est possible qu’à l’intérieur de votre organisation pour le moment. En prime, il y a un nouveau composant Q&A que vous pouvez utiliser pour collecter plus facilement les questions et les réponses Q&A. Voyons comment vous pouvez les utiliser.
- Voici les liens pour deux articles précédents que j’ai écrits sur Microsoft Loop
Créer un composant Loop dans Outlook
Si vous voyez l’icône de boucle au bas de la barre d’outils d’Outlook, vous pouvez l’utiliser pour créer et insérer des composants de boucle dans les e-mails.
La liste des composants est ordonnée différemment que dans Teams, pour une raison quelconque. Le composant Q&A semble pouvoir être inséré uniquement dans Outlook pour le moment (il fonctionne dans Teams, mais vous ne pouvez pas en créer un à partir de Teams).
Lorsque vous créez votre premier composant de boucle Outlook (ou que vous en recevez un par e-mail), vous obtenez une fenêtre d’information.
Je viens d’ajouter un composant de paragraphe à l’email. Je recommande souvent de commencer par le paragraphe car il ressemble à une page pour moi, où vous pouvez insérer d’autres composants ( sauf Q&A)
Vous pouvez utiliser l’icône de boucle pour insérer plusieurs composants de boucle dans un seul message électronique Outlook.
À ce stade, il est bon de noter que la Boucle Outlook ne fait pas un très bon travail dans l’attribution des noms. Ils ont juste un nommage basique Composant de boucle.fluid, Composant de boucle 1.fluid et ainsi de suite.
Vous pouvez modifier la boucle (ou les boucles) comme vous le souhaitez avant de l’envoyer. Il est bon de noter que les composants de boucle sont créés instantanément lorsque vous les avez insérés dans le message. Ils ne sont jamais en phase de brouillon comme c’est le cas pour les équipes.
Vous êtes également automatiquement CCd dans le message lorsque vous avez ajouté des composants de boucle.
J’ai, bien sûr, testé mon premier composant avec un destinataire qui n’était pas dans le même locataire que ce compte. Et non, les composants de boucle ne fonctionnent pas lorsque vous envoyez l’e-mail à quelqu’un qui n’est pas dans votre organisation. Ils recevront des liens, mais vous ne pouvez pas donner des composants de permissions à quelqu’un qui n’est pas membre de la même organisation que vous.
Une fois que vous avez envoyé l’e-mail, vous recevez également le message vous-même – puisque vous étiez CCd. Vous pouvez bien sûr vous retirer du champ CC, mais le fait de le recevoir dans votre boîte de réception vous permet de l’épingler dans Outlook afin de le retrouver plus facilement lorsque vous avez besoin de vérifier la boucle.
Vous avez les mêmes options de texte disponibles dans Outlook que dans le Web
Interopérabilité de Microsoft Teams et du composant Loop d’Outlook
Vous pouvez copier le lien vers le composant Loop en utilisant l’icône de copie en haut à droite du composant Loop et le coller dans le chat Microsoft Teams.
Lorsque vous collez le lien dans le chat Teams, vous pouvez inviter des personnes dans le chat à travailler avec le(s) composant(s). Dans ce cas, je les ai seulement copiés d’Outlook et collés dans le chat Teams dans un ordre différent.
Comme on peut le voir, le composant Q&A fonctionne dans Teams, même si vous ne pouvez pas créer un nouveau composant Q&A à partir de Teams. Du moins pas encore – mais je suppose que cela sera bientôt disponible.
Ce qui est différent, c’est que dans Teams, vous pouvez avoir un peu plus d’options, en ce qui concerne l’accès aux composants de boucle, que ce qu’Outlook vous donne.
Vous pouvez également copier les composants Loop existants de Teams vers le message Outlook.
Emplacement de stockage et utilisation des composants Loop d’Outlook dans Office 365 web
Étant donné que les composants de boucle sont créés dans Outlook, ils sont stockés là où les autres pièces jointes d’Outlook sont stockées : dans le répertoire Dossier Pièces jointes dans votre OneDrive (du créateur). Il est bon de se rappeler que les composants de boucle créés dans Teams seront placés dans le dossier Fichiers de conversation Microsoft Teams.
Lorsque vous allez dans le dossier de votre pièce jointe OneDrive, vous pouvez aller de l’avant et ouvrir le composant Loop en vue Web.
Ou vous pouvez simplement copier le lien du composant Loop dans Outlook ou Teams et le coller dans un nouvel onglet de votre navigateur.
Dans les deux cas, vous pouvez voir le composant Loop sur le Web et le modifier normalement.
Lorsque vous devez renommer le composant, il suffit de cliquer sur son nom (factice par défaut) à gauche et d’entrer un nouveau nom. Dans ce cas, j’ai pris la capture d’écran du composant Q&A (qui était nommé composant Loop 1).
Après le renommage, vous pouvez voir que le nom du composant dans OneDrive a changé.
Ce changement de nom ne se reflète pas dans Outlook ou Teams où le composant a déjà été inséré. Espérons que cette question sera corrigée le plus tôt possible. Le changement de nom fonctionne bien pour les composants créés dans Teams.
Ce qui ne fonctionne pas, c’est de copier le lien du fichier depuis Office 365 web vers Outlook ou Teams. Ceux-ci sont juste collés comme des liens – pas comme des composants de boucle.
Travailler avec plusieurs utilisateurs dans Outlook et Teams
Voyons comment fonctionne le scénario le plus typique. Dans ce cas, j’ai Chris #CertKing Hoard et Adam #ChannelsMaster Deltinger dans mon locataire de démonstration et je veux idéer le prochain agenda de Metaverse One avec Chris.
J’ai donc créé un nouveau composant de boucle dans Outlook et j’y ai ajouté le logo de Metaverse One. Cela semble être une bonne ébauche à lui envoyer.
Lorsque Chris reçoit ce message, il obtient un popup d’information qui lui parle du Loop Component.
Après Got It il voit le composant et peut commencer à le modifier. Notez qu’il n’a pas besoin de me répondre par e-mail ou autre. Il modifie simplement le même composant et il sait que je peux voir les modifications qu’il effectue.
Il ajoute une liste de tâches, ce que je ne pensais pas être nécessaire. Il peut également voir que j’ai toujours le composant ouvert sur mon éditeur.
Et même plus – il crée un nouveau chat Teams avec Adam et utilise la copie (coin supérieur droit du composant) pour obtenir l’URL qu’il peut coller dans le chat Teams.
Dans Teams, il peut également modifier les autorisations du composant avant de l’envoyer, si nécessaire. Seules les options au sein de la même organisation sont disponibles.
Adam peut ensuite apporter ses modifications à l’idéation.
En même temps, je peux voir ces changements, et qui est en train de modifier / a le composant ouvert, via Outlook
Découvrabilité et recherche
Je préfère épingler Les messages avec des composants Loop dans Teams Chat et dans Outlook pour les rendre rapidement trouvables plus tard, mais ce n’est pas la seule façon. Naviguer dans les dossiers OneDrive n’est pas très intuitif – et maintenant vous avez deux dossiers où ces composants peuvent se trouver. Au lieu de cela, vous devriez aller sur la page d’accueil d’Office 365 sur votre navigateur ou utiliser l’application Office 365.
Office 365 home peut vous montrer vos derniers fichiers, y compris les composants de Loop, facilement.
Vous pouvez également créer Composants de boucle-filtre pour obtenir un accès encore plus rapide. C’est ce que je fais et utilise souvent.
Sur votre appareil mobile c’est le meilleur pour utiliser l’application Office 365. Aujourd’hui, elle prend également en charge les comptes multiples – et c’est une grande chose pour moi puisque j’ai beaucoup de comptes que j’utilise pour le travail, les activités MVP et les démos.
Dans l’application, vous pouvez trouver vos derniers fichiers très facilement. Vous pouvez également configurer l’application Office 365 pour inclure un filtre de haut niveau pour les composants de la boucle.
Peu importe l’endroit où se trouve le composant Loop, il apparaîtra dans la liste.
Recherche sur est également un excellent moyen de trouver des composants Loop. Ils sont indexés comme n’importe quel autre fichier, vous pouvez donc rechercher des composants – et oui, la recherche s’effectue également à partir de leur contenu ! Et non, vous n’avez pas à vous soucier de l’emplacement du fichier.
Aperçus et progrès
J’espère que vous avez trouvé ce post utile et utile. C’est génial que les composants de boucle aient, enfin, fait leur chemin vers Outlook et je dois dire que je suis tombé amoureux du composant Q&A tout de suite. Il peut être très utile lors de la planification des questions et des réponses – et lors de la réponse aux questions sans réponse. Les questions peuvent provenir de divers endroits comme les participants, le groupe de projet, les finances et ainsi de suite. Tout le monde y ajoute simplement ses questions et qui connaît les réponses peut les fournir – et vous pouvez également fournir plusieurs réponses à une même question. La création du composant Q&R doit être effectuée dans Outlook, mais vous pouvez le copier-coller dans les chats Teams comme vous le souhaitez.
Ce qui fait certainement défaut et freine le plein potentiel des boucles, c’est la limite où vous ne pouvez les utiliser qu’au sein de votre organisation. En particulier avec Outlook, il serait logique d’utiliser Loops pour recueillir des idées au-delà des barrières de l’organisation. Je suis sûr que cela va venir, mais ce n’est pas encore sorti. L’autre chose qui me manque est l’option permettant de copier et de coller des composants du Web Office 365 vers Outlook et Teams. Je suis sûr que cela sortira également.
Lorsque vous utilisez un appareil mobile, il est bon de noter qu’Outlook ne fournit pas d’édition sur place des composants de la boucle (du moins pas encore). Au lieu de cela, lorsque vous cliquez sur le lien, l’application Office 365 (si elle est installée) s’ouvre pour modifier le composant. Il est très utile d’avoir l’application Office 365 sur votre appareil mobile (voir le chapitre Découverte et recherche).
L’argument ou la critique la plus souvent entendue au sujet des composants Loop est leur stockage sur OneDrive. Quand on pense aux messages Outlook, cela a beaucoup de sens. Et dans Teams, il n’est encore pris en charge qu’à l’intérieur des chats, et comme il s’agit de chats plus ou moins privés, il n’y a pas d’équipe où vous pourriez placer le fichier Loop. Il est très important de penser au cycle de vie du composant et à la finalité de son utilisation. Pour moi, c’est très clair : réduire le ping-pong des messages lorsque les réponses sont faites pour transmettre des idées dans un sens ou dans l’autre. Et aussi pour réduire le copier-coller lorsque vous voulez élargir la boucle des personnes que vous voulez engager. Les composants de la boucle ne concernent pas, du moins actuellement, les documents à long cycle de vie. Ils remplacent les chats et les e-mails et incitent les gens à contribuer et à idéer ensemble. Et c’est ce que les composants de boucle font très bien dans Outlook + Teams.
Microsoft Loop permet de nouvelles façons de travailler ensemble dans le monde hybride, car il prend en charge les méthodes de travail synchrones et asynchrones de façon transparente et facile. Les boucles seront essentielles dans l’avenir du travail et dans le Metaverse de la collaboration à travers les fuseaux horaires et les organisations.
